תכנית עבודה (תקציב) שנתית מאפשרת מגוון שיפורים בעסק 

1. להרוויח יותר בפחות מאמץ
2. לחסוך בעלויות – הורדת שומנים
3. לקבל יותר מן הבנק  
4. לתכנן תזרים מזומנים
5. להציב יעדים לאנשי המכירות
6. לגמל אנשי מכירות בצורה אפקטיבית
7. לדרוש יותר מספקים ולהחליף ספקים 
8. לקבל החלטות ביתר קלות 
9. לסמוך יותר על מנהלים ועל עובדים
10. לפנות זמן לחשיבה ולרגיעה
11. לשפר את המוטיבציה של מנהלים ועובדים     
12. להכין תכנית עסקית ביתר קלות
13. לדעת בכל זמן ובכל שלב את מצב העסק
14. למקד משאבים (ניהול זמן וכסף) בהגדלת הכנסות

מהי תכנית שנתית

 תכנית זו קרויה תקציב שנתי , והוא מהווה תכנית עבודה שנתית. התכנית היא תכנית פעולה לכל דבר וענין, וניתנת לשינוי מידי פעם לפי החלטת מנהל החברה ועל פי שינויים הנערכים בחברה, שינויים בשוק ועוד .

סטיות גדולות מידי מן התכנית בסעיפים מסויימים – למטה או למעלה, מאלצים כמובן לבצע שינוי תכנית. 

תכנית כזו הופכת כל מנהל יחידה באירגון למנהל עם אחריות וסמכות לביצועים העסקיים . מחד הוא מקבל עצמאות פעולה במסגרת שעליה הוא מופקד , מאידך, הוא נמדד כל הזמן אל מול התכנית.

המדידה מתבצעת לפי פרמטרים הנקבעים כחלק מן התקציב – החל ממדידת נתונים כספיים – רווח, הוצאות, הכנסות, הכנסה לעובד וכד', נתוני שביעות רצון לקוחות, תפוקות עובדים ועוד. אחד היתרונות הכלכליים בתקציב הוא האפשרות להציג אותה לגופים מימוניים – בנקים ומשקיעים ועל בסיסה לגייס מימון. 

 מרכיבי התכנית השנתית

יחידות : התכנית בנויה על בסיס שקלים

פרקי זמן : התכנית נבנית ברמה חדשית רבעונית ושנתית  

בניה אירגונית : תכנית לכלל האירגון, תכנית לכל אגף, יחידה ומחלקה

סעיפים עיקריים

      1.            הכנסות – ממכירות מוצרים ושירותים, והכנסות אחרות  

      2.            הוצאות ישירות – הוצאות הקשורותבעלות המוצר/שירות       

      3.            רווח גלמי 

      4.            הוצאות שווק – הוצאות שיש להן קשר ישיר לרמת ההכנסות

      5.            הוצאות כלליות – אלו ההוצאות הקבועות  

      6.            הוצאות מימון

      7.            רווח נקי לפני מס

מקור הנתונים

בניית הנתונים נעשית על בסיס ניתוח נתוני עבר – בדרך כלל נתונים של שנתיים אחורה. הנתונים נמשכים מן המחשב , אם התכנה מתקדמת העבודה מהירה יחסית, ואם בתכנה אין נתונים זמינים, העבודה קשה יותר, וכנראה שכדאי יהיה גם להחליף את התכנה לקראת שנת העבודה   

שיטת ההכנה 

השיטה פועלת מלמעלה ומלמטה במקביל

1. מנהל החברה

בונה יעדים על בסיס הביצועים הכוללים של האירגון . היעדים הם ברמה שנתית ומפורקים לרמה חדשית. העקרון המנחה את המנהל – פחות הוצאות, יותר הכנסות. לאתגר את מנהלי היחידות לשיפור ביצועים .  

2. מנהלי היחידות

 שווק, יצור, כספים , ותת מחלקות , בונים תכנית עבודה מתחילים מרמה שנתית ואח"כ יורדים לרמת החדשים. התכנית מבוטאת במספרים (שקלים) אך מבוססת על הפעילות המתוכננת, אם בכמות יחידות מוצר או שירות, מה מתכננים לבצע וכד'.  

3. תהליך האישור 

א. בשלב זה כל מנהל מציג למנהל החברה את תכניתו. מנהל החברה מעיר הערות ושולח את מנהל היחידה להכין סבב שני של התייעלות , לפי עקרון של לתת יותר בפחות משאבים.

ב.  נפגשים לעוד פגישה אישית או כמה שצריך עד שמנהל החברה מאשר את תכנית מנהל היחידה, כמובן בראיית כלל החברה.

ג. נפגשים לפגישה של כל המנהלים, כל אחד מציג את תחומו ומתקיים דיון כולל.

ד.תיקונים אחרונים והתכנית מוכנה. התכנית מוכנסת למחשב ומשמשת כתכנית עבודה שנתית

התרומה שלי להכנת התקציב

התקציבים המועילים ביותר נבנים על ידי מנהלי החברה עצמה . אולם את התהליך מוביל גורם חיצוני , ועדיף בהתמחות שווק ולא מהתמחות בנושאי כספים .   

היתרון בריכוז הפרוייקט בידי גורם חיצוני

מנהלים בד"כ עסוקים בפעילות השוטפת, שתמיד חשובה יותר , גם בפועל וגם בתפיסה, מאשר התעסקות בפעילות עתידית.

גורם חיצוני אשר מוסמך לצורך הובלת התהליך על ידי מנהל החברה, משמש כגורם מניע, כופה לעמידה בלוחות זמנים, ויודע לכוון את המנהלים גם בעבודתם האישית , בעיקר במתן תשובה לשאלות רבות העולות על הפרק הקשורות בתהליך.   

היתרון בגישה שווקית

גישה שווקית בתכנית שמה את הדגש על הגורם המוביל כל חברה – ההכנסות. לכן גם אופי התקציב מובנה לכוון שיווקי בכל המחלקות, עם הפנים ללקוח, עם הפנים להשגת הכנסות גבוהות יותר, והתקציב בד"כ יותר אתגרי לביצוע, ומוביל לתוצאות טובות יותר.